売掛金の回収遅延は、小規模事業者にとって深刻な資金繰りの問題を引き起こす可能性があります。
しかし、適切なタイミングと方法で督促状を発行することで、この問題を効果的に解決できます。
本記事では、督促状の作成方法や送付のタイミング、効果的な文面の書き方など、売掛金回収を円滑に進めるためのコツを詳しく解説し、売掛金の督促状のテンプレート例と督促状テンプレートの無料ダウンロードおすすめサイトを紹介しています。
督促状を活用することで、取引先との良好な関係を維持しながら、確実な売掛金回収を実現しましょう。
督促状とは？その役割と重要性
督促状は、支払い期日を過ぎた売掛金の回収を促すために送付する文書です。
単なる催促ではなく、法的な意味合いを持つ重要な書類です。
適切に作成・送付された督促状は、以下の役割を果たします
- 支払い義務の再確認
- 債権の時効中断
民法第150条（e-Gov 法令検索）では、時効の中断事由として「催告」が規定されています。
ここでいう「催告」とは、債権者が債務者に対して支払いを求める行為を指し、これには督促状の送付も含まれます。 - 法的手続きの前段階としての証拠
督促状を活用することで、売掛金回収の確実性が高まるだけでなく、取引先との関係悪化を防ぐことができます。
効果的な督促状の作成方法
督促状は、取引先に支払いを促すための正式な文書です。
しかし、単に「支払ってください」と書くだけでは、相手を不快にさせてしまう可能性があります。督促状を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。
- 明確な支払期限の設定
- 売掛金未払い金額（請求額）の正確な記載
- 支払方法（振込先情報）の明示
- 丁寧で礼儀正しい文面
言葉遣いに気をつけ、相手を責める表現を避け、協力を求める姿勢を示すことが望ましい - 会社の連絡先情報の記載
これらの要素を含むことで、取引先に対して誠実さと専門性を示すことができます。
督促状の構成と項目
督促状の構成は、以下のようになります。
- 冒頭
相手への敬意を表し、取引に感謝の意を述べます。 - 本論
支払いの遅延を伝え、具体的な金額と支払期日を明記します。 - 結論
再度支払いを促し、連絡先を記載します。
督促状には、以下の項目を含みます。
宛名
相手の会社名、部署名、担当者名を正確に記載します。
個人宛てにすることで、責任感を持って対応してもらいやすくなります。
発信日
督促状を作成した日付を明記します。
これは後々の記録として重要です。
件名
文書の目的を簡潔に示します。
「督促」という言葉を使用することで、文書の重要性を伝えます。
挨拶文
丁寧な挨拶から始めることで、良好な関係性を維持する姿勢を示します。
本文
未払いの事実を明確に伝えます。
- 請求書の詳細
どの取引に関する金額で、いつまでに支払いを希望するのかを具体的に記載します。
（請求書番号、金額、支払期日など）
新しい支払期限を設定し、行動を促します。 - 支払方法
振込先の詳細を明記し、支払いの手続きを容易にします。
銀行振込、コンビニ決済など、具体的な支払方法を明記します。 - 遅延による影響
支払いが遅れることで、自社の業務にどのような影響が出るのかを具体的に説明します。
（例えば、今後の取引に支障が出る可能性など） - 既払いの場合の対応
支払い済みの可能性も考慮し、その場合の連絡方法を示します。
問い合わせ先 何か質問がある場合に連絡できるよう、担当者の連絡先を記載します。
締めの言葉
丁寧な言葉で締めくくり、今後の取引への期待感を示します。
署名
送り主の名前、役職、会社名を記載し、文書の正式性と責任の所在を明確にします。
売掛金の督促状のテンプレート例
[あなたの会社名]
[住所]
[電話番号]
[メールアドレス]
[日付]
[取引先会社名]
[担当者様名]
[住所]
件名：売掛金のお支払いについて（督促）
拝啓
貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、下記の請求書に関しまして、お支払期日を過ぎておりますが、まだご入金の確認ができておりません。
請求書番号：[請求書番号]
発行日：[請求書発行日]
金額：[未払い金額] 円
支払期日：[元の支払期日]
つきましては、[新しい支払期限（例：1週間以内）]までに、下記の口座へお振込みいただきますようお願い申し上げます。
[銀行名]
[支店名]
[口座種類]
[口座番号]
[口座名義]
なお、既にお支払いいただいている場合は、大変お手数ですが弊社経理部までご一報くださいますようお願い申し上げます。
ご不明な点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。
貴社とのお取引を大切にしております。何卒ご協力賜りますようお願い申し上げます。
敬具
[あなたの名前]
[役職]
[会社名]
督促状テンプレートの無料ダウンロードサイトと活用のポイント
おすすめサイトには、下記のサイトがあります。
- bizocean（ビズオーシャン）
多種多様なビジネス文書のテンプレートが豊富に揃っています。
売掛金の督促状だけでなく、入金支払い・貸付金返済などのテンプレートも無料でダウンロードできます。 - テンプレートBANK
ビジネスフォーマットの雛形を多数提供しています。
ワード形式の督促状テンプレートが無料でダウンロードでき、すぐに活用できます。 - 経費削減実行委員会
請求書送付状や売掛金残高確認書など、様々なビジネス文書のテンプレートが無料で公開されています。
下記が、ダウンロードした督促状テンプレート活用のポイントです。
- 業種
自社の業種に合ったテンプレートを選ぶ。 - 言葉遣い
取引先との関係性と状況に応じた言葉遣いのテンプレートを選ぶ。 - 利用方法
テンプレートをそのまま使用せず、自社の状況に合わせて内容を修正する。 - 法律
違法な内容を含めないように注意する。
督促状送付のタイミング
督促状を送るタイミングは、取引先との関係性や支払条件によって異なりますが、支払い期日を過ぎてすぐに送ることが基本です。
早めに行動することで、相手に支払いの意思を促し、回収成功の可能性を高めます。
放置すると、取引先の資金繰りの悪化やトラブルに発展するリスクが増します。
一般的な目安は以下の通りです。
- 支払期日から1週間後
電話やメールでの確認
催促にも関わらず支払いが確認できない場合、催促状を送付します。 - 2週間後
最初の督促状送付
初回は、丁寧な支払い忘れの通知となります。 - 1ヶ月後
2回目の督促状送付
より強い口調で支払いを促します。 - 2ヶ月後
最終督促状送付
これらは一般的な目安であり、具体的な状況によって変わる可能性があります。
実際には、以下の要因を考慮する必要があります。
- 取引先との関係性
- 請求金額の大きさ
- 業界の慣習
- 自社の与信管理ポリシー
督促状を送る際の注意点
督促状を送る際は、証拠を残すために書留郵便を利用するのがベストです。
また、相手に確認されない場合を想定し、電話でのフォローアップもお勧めです。
督促状の作成は取引先との関係性を考える
督促状を送ることは、取引先との関係性に影響を与える可能性があります。
以下の項目に留意しながら、督促状を作成しましょう。
- 感情的な言葉は避ける
怒りや不満をぶつけるような言葉は避け、冷静な言葉遣いを心がけましょう。 - 理由を説明する
支払いが遅れることで、自社の業務にどのような影響が出るのかを具体的に説明しましょう。 - 代替案を提示する
支払いが困難な場合は、分割払いなどの代替案を提示することで、交渉の余地を残しましょう。
督促状管理のデジタル化
最近のデジタル化によって、督促状の管理方法も進化しています。
- クラウド型請求管理システムの活用
- 自動リマインダー機能の利用
- 電子署名による正式な督促状の発行
- データ分析による支払い傾向の把握
これらのツールを活用することで、督促作業がより効率的になり、精度も向上することができます。
APソフトパッケージ 督促代行サービス紹介
提供する督促代行サービスは、経理の作業時間の大幅短縮、コスト削減、未払い金回収率の向上に貢献します。
詳しくは、督促代行サービス 経理業務の効率化を実現ページを参照してください。
売掛金回収に関する法律について
売掛金回収には、民法や商法など、様々な法律が関わります。
特に、時効は、売掛金回収において重要な概念です。
一般的に、売掛金には時効期間があり、その期間が経過すると、法律上、債権を請求できなくなります。
また、内容証明郵便は、督促状を送付する上で有効な手段の一つです。
内容証明郵便は、郵便局が内容を確認し、送達証明を発行してくれる制度です。
将来、裁判になった場合に、督促状を送付した事実を証明する証拠となります。
2020年4月施行 改正民法
2020年4月に施行された改正民法では、債権回収に関連する多くの規定が見直されました。
2023年以降も一部改正が行われており、これにより売掛金回収に関する実務も影響を受けています。
訴訟手続
2023年の民法改正では、証拠の提出や訴訟手続きにおいても電子化が進み、迅速かつ効率的な対応が可能となりました。
民事訴訟法等の一部を改正する法律について（リンク先：法務省ホームページ）
まとめ：円滑な取引継続のための督促状活用
督促状は、売掛金回収を確実にするだけでなく、取引先との良好な関係を維持するための重要なツールです。
適切なタイミングと丁寧な文面で作成された督促状は、ビジネスの継続性を支える強力な味方となります。
本記事で紹介した作成方法や送付のタイミング、デジタル管理を活用し、効果的な督促状運用を心がけましょう。
