個人事業主におすすめ無料で使えるクラウドツール google workspace essentials starter

Google Workspace(旧 G Suite)
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個人事業主や小規模事業者にとって、業務の効率化やコスト削減は重要な課題です。
その様な場合に、クラウドツールを活用することで、業務のスピードアップや共同作業が簡単に行えるようになります。

特に「Google Workspace Essentials Starter」は、無料で利用できる便利なクラウドツールとして注目されています。
この記事では、個人事業主や小規模事業者がGoogle Workspace Essentials Starterを使い始める方法や、その特徴と利点について詳しくご紹介します。

Google Workspace Essentials Starterとは

Google Workspace Essentials Starterは、Googleが提供する無料のクラウドツールです。
個人事業主だけでなく、小規模チームでも利用でき、ビジネス用メールアドレスがあればすぐに始められます。

なおここでの、ビジネス用メールアドレスとは、gmail、yahoo、outlookなどのフリーメール以外で作成したメールアドレスのことです。

Google Workspace Essentials Starterの特徴

Google Workspace Essentials Starterの特徴は、以下の通りです。

  • 完全無料で利用できる
  • 1人あたり15GBのストレージ割り当て
  • チームに最大25人まで登録できる
  • Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシートなどの基本機能が使える

参考リンク
Essentials エディション -Google Workspace ラーニング センター

Google Workspace Essentials Starterの機能と制限

Google Workspace Essentials Starterでは、以下の機能が使えます。

  • Google ドライブ
  • Googleドキュメント、スプレッドシート
  • Google Meet(ビデオ会議)
  • Google Chat(チャット)
  • Jamboard(デジタルホワイトボード)
  • ToDoリスト
  • カレンダー
  • Googleサイト
  • Keep(メモ帳アプリ)

ただし、Gmailは利用不可(フリーメール以外で作成したメールを使用)です。

Google Workspace Essentials Starterで使用できる機能のアイコン一覧
Google Workspace
Essentials Starterの機能

クラウドツールで業務効率を向上

Google Workspace Essentials Starterを活用すると、Googleドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、ビデオ会議、チャットなどの基本的なツールを利用して、ファイル共有や共同作業をスムーズに進めることができます。

また、管理者がアクセス権やセキュリティを一元管理するため、作業安全に行えます。

Google Workspace Essentials Starterの基本・共有機能と管理機能の関連図
Google Workspace Essentials Starterの基本/共有/管理機能イメージ

個人事業主や小規模事業者にとってのメリット

個人事業主や小規模事業者は、Google Workspace Essentials Starterを使用することで、追加の費用をかけずに以下のメリットを得られます。

  • コスト削減
  • 無料で利用できるため、経費を抑えられます。
  • 生産性向上
  • クラウドベースのツールで、いつでもどこでも作業可能です。
  • コラボレーション強化
  • クライアントやパートナーとのプロジェクト運用が容易になります。
  • セキュリティ
  • 管理者が適切な設定を行うことで、Googleの高度なセキュリティ機能を使い、データを保護できます。

活用のポイント

人事業主や小規模事業者がGoogle Workspace Essentials Starterを活用できるポイントは以下の通りです。

  • クラウドストレージの有効活用
    必要なドキュメントをクラウドに保存し、アクセス性を向上させる
  • リアルタイムコラボレーション
    クライアントとの共同編集でコミュニケーションを円滑にする
  • ビデオ会議の活用
    対面ミーティングの代替としてGoogle Meetを使用する
  • モバイル対応
    スマートフォンやタブレットからのアクセスで、外出先から業務継続する

Google Workspace Essentials Starterの利用開始手順

ビジネス用メールアドレスの用意

Google Workspace Essentials Starterを使う場合は、フリーメールではないメールアドレスを準備する必要があります。

多くの事業者はすでにビジネス用のメールアドレスを持っているかと思いますが、もしまだなら、この機会に屋号や会社名を含む独自ドメインを取得することをお勧めします。
ビジネス用のメールアドレスを使うことで、事業の信頼性が向上します。

参考リンク

Google Workspace Essentials Starterのアカウントを作成

チーム向けの無料のコラボレーション ツール | Google Workspace Essentialsより仕事用メールアドレスを追加します。

Google Workspace Essentials Starter仕事用のメールアドレスを追加
仕事用メールアドレスをGoogle Workspace Essentials Starterの管理者メールアドレスとして入力する

画面に従ってメールアドレスを確認します。

入力したメールアドレスに送られてくるコードを入力して、メールアドレスを確認する

必要情報を入力する

画面に従って必要情報を入力しパスワードを設定します。

チーム名を入力しアカウント作成を完了します。

Google Workspace Essentials Starterのチームに名前をつける
Google Workspace Essentials Starterのアカウントを作成する

Google Workspace Essentials Starterログインする

Google Workspace Essentials Starter設定が完了後に表示されたログイン画面にメールアドレスとパスワード入力してログインする。

Google Workspace Essentials Starterログイン画面

本人確認を行う

画面の指示に従い本人確認を行い、「理解しました」ボタンを押す。

本人確認の実施

チームメンバーを招待する

作成したGoogle Workspace Essentials Starterチームに加えたいメンバーの仕事用メールアドレスを入力してチームに招待する

電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類のデジタル保存方法を定める法律です。
2022年の改正により、電子データとして作成された帳簿や書類の保存が義務化され、法的に認められた条件を満たす必要があります。
これにより、紙ベースでの管理よりも効率化が図れる一方で、適切な保存方法が求められます。

参考リンク

Google Workspace Essentials Starterの電子帳簿保存法への対応

Google Workspace Essentials Starterは電子帳簿保存法に完全には対応していません。

電子帳簿保存法に対応するためには、データの改ざん防止機能やタイムスタンプ機能、柔軟な検索・出力機能を持ったクラウドツールを選択する必要があります。

Google Workspace Essentials Starterは、基本的な文書作成やデータ管理の機能を提供し、法令遵守に役立つ要素を含んでいます。
特に、Google Driveを利用したデータの保存や共有は、電子書籍保存法におけるデジタルデータの保存要件に適合する可能性があります。
しかし、完全な適合を実現するためには、追加のセキュリティ対策や管理機能が必要です。

そのため、データの長期保存や検索機能を持つGoogle Vaultが利用できるGoogle Workspace の上位プラン(Google Workspace Business Plusプラン以上)が必要になります。
Google Workspace の上位プランについては、Google Workspaceソリューションを参照してください。

参考
電子取引ソフト法的要件認証製品一覧 | JIIMA認証制度 | JIIMA 公式サイト

Google Vault

Google Vaultは情報ガバナンスや電子情報開示(eDiscovery)のためのツールで、メール、ドライブのファイル、カレンダー、チャットなどのデータの保持、検索、エクスポートが可能になります。
参考
Google Vault について

まとめ

Google Workspace Essentials Starterは、個人事業主や小規模事業者が無料で使えるクラウドツールです。
ファイル共有、共同作業、データの安全管理など、業務に必要な機能が揃っており、ビジネスを効率的に進めることができます。
これにより、個人事業主や小規模事業者は業務の効率化と成長に集中できる環境を整えることができます。
クラウドツールを活用することで、柔軟な働き方と生産性の向上を実現しましょう。

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アフターコールナビ株式会社では、小規模事業者向けに業務効率化ソフトパッケージをリリースしています。
サービスの詳細は、BtoB APソフトパッケージ提供サービス一覧 を参照してください。

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