「入金が遅れていて、どうしたら良いのか…」と悩んでいる方はいませんか？
取引先との関係を悪化させずに、滞納している売掛金を回収するためには、入金催促メールが効果的です。
しかし、「強く言いたいけど、関係性を壊したくない」と悩んでいる方も多いでしょう。
本記事では、入金催促をメールでやんわりと伝えることで、取引先との関係を維持しつつ、確実に売掛金を回収する方法を解説します。
なぜ「やんわり」とした入金催促が重要なのか？
売掛金の入金が遅れると、キャッシュフローに影響が出る可能性があります。
そのため、迅速に対応することが重要です。
しかし、取引先との関係性を良好に保つことも、今後のビジネス展開において非常に重要です。
強硬な言葉遣いや、一方的な要求は、相手を不快にさせ、関係悪化に繋がりかねません。
「やんわり」と伝えることで、相手にプレッシャーを与えすぎず、効果的に入金を促す方法を考える必要があります。
「やんわり」とした入金催促メールを書く上での5つのポイント
丁寧な言葉遣いを心がける
やんわりとした入金催促メールを書く際には、言葉選びが重要です。
「恐れ入りますが」「大変恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」
などのクッション言葉を使い、相手に対して丁寧さを示しましょう。
また、命令形ではなく、「～いただけますでしょうか」など、依頼形を用いることで、柔らかい印象を与え相手に不快感を与えないように配慮します。
重要なのは、相手を責めるのではなく、確認のお願いをする形で催促することです。
また、相手がすでに対応している可能性を考慮し、行き違いの可能性にも触れておくと、より丁寧な印象を与えることができます。
感謝や敬意を伝える
相手がこれまでの取引でどれだけ重要な存在であったかを示し、感謝の気持ちを伝えることが大切です。
「いつもお世話になっております」
「これからもどうぞよろしくお願いいたします」
といった感謝の言葉を含めると、メールの印象が大きく改善します。
具体的な請求内容を明確にする
どの案件の、いつまでの支払いかを具体的に記載しましょう。
請求書番号や金額を明記することで、誤解を防ぐことができます。
また、相手が支払い忘れなどをしている場合に、再度確認するきっかけとなります。
催促の理由を説明する
支払いが遅れているとビジネス運営にどのような影響があるのか、相手に理解してもらうことも重要です。
ただし、これはやんわりと説明し、あくまで丁寧なトーンを保つことが大切です。
今後の対応について言及する
入金が遅れた場合の影響や、今後の対応について具体的に説明しましょう。
ただし、やんわりとした催促のメールであるため、次の対応に触れる際には、穏やかな表現を使い、相手にプレッシャーを与えないようにすることが大切です。
例えば、「この度の支払いが遅れると、今後の取引に支障が出る可能性がございます」など、具体的な言葉で伝えることが大切です。
【例文集】状況に合わせた入金催促メール例文
状況に合わせた入金催促メールの例文をいくつかご紹介します。これらの例文は、相手の状況や関係性に応じて使い分けることができます。
初回のやんわりと伝える入金催促メール例文
| 件名: ご請求書のご確認のお願い 本文: （取引先担当者名）様 お世話になっております。（あなたの会社名）の（あなたの名前）です。 このたびは、先日お送りいたしましたご請求書（請求書番号：〇〇〇〇）について、ご確認のお願いを申し上げます。 お忙しい中恐縮ではございますが、〇月〇日をお支払い期日としてご案内させていただいておりますが、本日時点でご入金の確認ができておりません。 ご確認いただけましたら、何かご不明点やご質問がありましたら、どうぞお気軽にお知らせください。迅速に対応させていただきます。 なお、すでにご手配いただいております場合は、行き違いとなりますことをお詫び申し上げます。何卒、よろしくお願い申し上げます。 今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。 敬具 （あなたの名前） （あなたの会社名） （あなたの連絡先） |
今後の対応について言及したやんわりと伝える入金催促メール
| 件名: ご請求書のご確認のお願い 本文: （取引先担当者名）様 お世話になっております。（あなたの会社名）の（あなたの名前）です。 このたびは、先日お送りいたしましたご請求書（請求書番号：〇〇〇〇）について、ご確認のお願いを申し上げます。 お忙しい中恐縮ではございますが、〇月〇日をお支払い期日としてご案内させていただいておりますが、本日時点でご入金の確認ができておりません。 万が一、お支払いに関して何かお困りの点がございましたら、どうぞお気軽にご相談いただければと存じます。 ご都合に合わせて、柔軟に対応させていただけるよう努めます。 また、〇月〇日までにご入金が確認できない場合、次のご連絡をさせていただくこととなりますので、何卒ご理解いただけますと幸いです。 なお、すでにご手配いただいております場合は、行き違いとなりますことをお詫び申し上げます。何卒、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。 今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。 敬具 （あなたの名前） （あなたの会社名） （あなたの連絡先） |
２回目に送るやんわりと伝える入金催促メール例文
2度目のやんわりと伝える入金催促メールで、お願いをする場合に送付する催促メールの例文です。
依然として柔らかなトーンを維持しつつ、相手が対応を忘れている可能性を考慮しつつも、少しだけ緊急性を持たせることが重要です。
| 件名: 【再送】ご請求書のご確認のお願い 本文: （取引先担当者名）様 お世話になっております。（あなたの会社名）の（あなたの名前）です。 先日お送りいたしましたご請求書（請求書番号：〇〇〇〇）について、再度ご連絡をさせていただきます。 お忙しい中、大変恐縮ではございますが、〇月〇日をお支払い期日としてご案内させていただいておりましたが、まだご入金の確認ができておりません。 万が一、何かご不明点やお手続きに際してお困りのことがございましたら、どうぞお気軽にお知らせいただければと存じます。 ご状況に合わせた対応をさせていただきますので、ご遠慮なくご相談ください。 なお、すでにご手配いただいております場合は、このメールが行き違いとなりますことをお詫び申し上げます。 その場合は、お手数ですが、その旨ご一報いただけますと幸いです。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具 （あなたの名前） （あなたの会社名） （あなたの連絡先） |
3回目入金催促メール送付の判断基準と督促状に言及した例文
2回目のメール後に何の反応もない場合、3回目を送るべきか慎重に考える必要があります。
通常、2～3回の催促メールで対応するのが一般的です。
この時点で電話など直接的なアプローチ方法で確認することも検討します。
3回目の入金催促メールは、通常の催促手段としての最後のステップと考えられます。
ここで督促状の可能性に触れることで、これ以上の未対応が許されないことを明確に伝えることができます。
相手に支払いの重要性を強く認識させ、法的手段に進む前に支払いを促す効果があります。
| 件名: 【最終通知】ご請求書についてのご確認お願い 本文: （取引先担当者名）様 お世話になっております。（あなたの会社名）の（あなたの名前）です。 これまでにご案内させていただきましたご請求書（請求書番号：〇〇〇〇）について、再度のご連絡をさせていただきます。 お忙しいところ恐縮ではございますが、現時点でご入金の確認ができておりません。 もし〇月〇日までにご入金が確認できない場合、正式な督促状を送付させていただく予定です。 その後、必要に応じて法的措置を検討する可能性もございますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 すでにご対応いただいております場合は、このメールが行き違いとなりましたことをお詫び申し上げます。 お手数ですが、その際はご一報いただけますと幸いです。 何かご不明点やお支払いに関してのご相談がございましたら、どうぞご遠慮なくご連絡ください。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。 敬具 （あなたの名前） （あなたの会社名） （あなたの連絡先） |
入金催促の電話例文
「（取引先担当者名）様、いつもお世話になっております。
（あなたの会社名）の（あなたの名前）です。
ご多忙のところ恐縮ですが、先日お送りいたしましたご請求書についてご確認いただけましたでしょうか。
もし何かお困りの点がございましたら、ご相談いただければと思います。」
入金催促メールを送るタイミング
適切なタイミングで催促メールを送ることは、関係悪化を防ぐための鍵となります。
入金期日を過ぎてすぐに送るのではなく、数日猶予を与え、まずは一度リマインダーを送ることで、相手が忘れていた可能性も考慮します。
その後は、1週間程度の間隔を開けて送付するのが一般的です。
取引先との関係性やビジネス上の状況を見極め、柔軟に調整することが大切です。
まとめ：やんわりとした催促の効果
入金催促メールは、取引先との関係性を良好に保ちながら、売掛金を回収するための重要なツールです。
「やんわり」と伝えることで、相手への配慮を示し、スムーズなコミュニケーションを図ることができます。
本記事で紹介したポイントや例文を参考に、効果的な入金催促メールを作成し、適切なタイミングで送り、滞納問題を解決しましょう。
相手を配慮した対応を心がけることが、今後のビジネスの成功につながるでしょう。
