売掛金の未払いが長引くと、事業の資金繰りに大きな影響を及ぼします。
特に小規模事業者は、このリスクを軽減するために、迅速かつ効果的な債権回収手段を持つことが重要です。
そこで、「督促状」と「催告書」という二つの文書の役割を理解し、適切に使い分けることが求められます。
本記事では、「督促状」と「催告書」の違いを明確に解説し、これらを効果的に活用して債権回収を加速させる方法を詳しくご紹介します。
督促状とは：支払いを促す第一段階
督促状の定義
督促状とは、未払いの債務や義務の履行を促すために送る最初の通知です。
通常、支払い期限が過ぎた後に送付され、取引先に対して未払いの事実を再確認させる目的があります。
督促状の目的
督促状は、相手に対して支払いを促すことを主な目的としています。
特に、取引先との関係を維持しつつ、早期の支払いを確保するために用いられます。
督促状の法的位置づけ
督促状自体には法的な強制力はありませんが、法的手段に移行する前の重要なステップです。
これにより、相手に支払い義務を認識させることができます。
催告書とは：最後通告としての役割
催告書の定義
催告書とは、督促状に対して応答がない場合に送付される文書です。
これは、法的手段に移行する前の最終的な通告としての役割を果たします。
催告書の目的
催告書は、支払いがなされない場合、法的措置を取ることを予告する文書です。
これにより、相手に対して強いプレッシャーをかけ、早期の支払いを促します。
催告書の法的位置づけ
催告書自体には法的拘束力はありませんが、法的手続きの前提として送付されるものであり、相手が無視した場合、法的手段に進むことが正当化されます。
催告による時効の完成猶予
債権者が債務者に対して「催告」を行うことにより、債権の消滅時効が一時的に停止し、時効の完成が一定期間猶予されることを指します。
これは、債権者が債務の履行を求める意思を示すことで、債務者に対して時効を主張させないための手段の一つです。
民法第150条第1項（リンク先：e-Gov 法令検索）で規定されています。
注意点
この猶予期間は一度限りであり、6ヶ月経過後に再び時効が進行するため、猶予期間内に適切な法的対応を行う必要があります。
時効の完成猶予を行うためには、催告が債務者に対して適切に行われたことを証明できるよう、内容証明郵便で行うことが一般的です。
民法第150条第1項では「催告」という用語が使用されており、特定の文書名称を指定していません。
一般的には「催告書」が該当しますが、具体的なケースによっては、「督促状」も同様に使用されることがあります。
督促状と催告書の主な違い
督促状と催告書は、どちらも債権者が債務者に対して支払いを促す文書ですが、それぞれの目的や法的な位置づけには明確な違いがあります。
法的効力の違い
督促状は法的な強制力を持ちませんが、催告書は法的手段の前提としての意味を持ちます。
この違いを理解し、適切に使い分けることが重要です。
使用タイミングの違い
督促状は支払い遅延の初期段階で送付し、催告書は督促状に応答がない場合や、支払いが長期間滞っている場合に使用します。
督促状・催告書の書き方
督促状は比較的穏やかなトーンで書かれるのに対し、催告書はより強いトーンで法的措置の可能性を示唆する内容となります。
| 区分 | 督促状 | 催告書 |
|---|---|---|
| 目的 | 支払いを促す | 法的手続きに移行する旨を通知 |
| 言葉遣い | 丁寧 | より強い言葉遣い |
| 法的効力 | 特にない | 法的措置への移行を予告 |
| 送付方法 | 通常郵便でも可 （内容証明郵便が望ましい） | 内容証明郵便 |
督促状の例文
督促状の記載内容は、状況や相手との関係性によって変わってきます。
一般的な、督促状は下記の通りになります。
| 件名： ○月○日ご請求分の支払遅延について ○○株式会社 代表取締役 ○○様 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 さて、貴社殿には平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、去る○月○日にお送りいたしました請求書（請求番号：○○）につきましては、現在も未入金の状態となっております。 つきましては、お手数ですが、○月○日までにご入金いただけますようお願い申し上げます。 ご多忙の折とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具 株式会社○○ 代表取締役 ○○ 電話番号：○○ FAX番号：○○ |
催告書の例文
催告書は、督促状よりも法的措置への移行を強く意識した書面です。
そのため、督促状に比べてより強い言葉遣いで、支払いを求めなければなりません。
| ○○株式会社 代表取締役 ○○様 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 さて、貴社殿には平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、去る○月○日にお送りいたしました請求書（請求番号：○○）につきましては、すでに支払期限を経過しているにもかかわらず、未だにお支払いが確認できておりません。 つきましては、本書をもって、貴社に対し、上記請求金額○○円の支払いを催告いたします。 貴社におかれましては、本催告書を受領されましたら、○月○日までにご入金くださいますようお願い申し上げます。 万が一、期限までにご入金いただけない場合は、誠に遺憾ながら、訴訟等の法的手続きをとらせていただくことになりますので、ご承知おきください。 敬具 株式会社○○ 代表取締役 ○○ 電話番号：○○ FAX番号：○○ |
督促状の効果的な使用方法
適切な送付タイミング
督促状は、支払い期限を過ぎて入金催促を行っても一週間以上支払いがない場合に送付することが効果的です。
これにより、相手に早期の支払いを促すことができます。
効果的な文面作成のポイント
文面は簡潔かつ明確に、支払い期日と金額を記載し、誠意ある対応を求めるトーンで書くことが重要です。
取引関係を維持しながら、支払いを促す内容にします。
注意すべき点
督促状を送る際には、行き過ぎた表現を避け、相手との関係を悪化させないよう配慮することが必要です。
催告書の効果的な使用方法
適切な送付タイミング
催告書は、督促状に対する応答がない場合や、再度の支払い遅延が発生した際に送付します。
法的手続きに移行する前の最終手段として使用します。
効果的な文面作成のポイント
催告書の文面は、厳格で明確なトーンを使用し、法的措置の可能性を強く示唆する内容とします。
支払い期限を明確に定め、それが守られなければ即座に法的手段を取ることを伝えます。
法的手続きへの移行を見据えた使用
催告書を送った後、相手が支払いに応じなければ、速やかに支払督促や通常訴訟（民事訴訟）、少額訴訟などの法的手続きに移行する準備を整えることが重要です。
これにより、債権回収を迅速に進めることができます。
督促状と催告書の効果的な組み合わせ例
例えば、支払い期日を過ぎた数日後に、入金催促を行います。
それでも、入金催促から１週間後に支払いが無い場合、督促状を送ります。
その後1週間以内に応答がない場合は催告書を送付するなど、タイミングを計った組み合わせが効果的です。
よくある質問（FAQ）
督促状と催告書の送付回数
督促状は1回、催告書も1回が基本ですが、状況に応じて複数回送付する場合もあります。
法的手続きへの移行のタイミング
催告書を送付してから1週間から10日程度経過しても応答がない場合は、支払督促や通常訴訟（民事訴訟）、少額訴訟などの法的手続きに移行することが一般的です。
電子メールでの送付は有効か
法的に有効な催告書として認められるためには、内容証明郵便（内容証明 | 日本郵便株式会社）での送付が推奨されます。
まとめ：債権回収の成功には段階的アプローチが鍵
督促状と催告書の違いを理解し、状況に応じた段階的なアプローチを取ることで、債権回収の成功率を大幅に向上させることができます。
これは特に、小規模事業者にとって、迅速な対応はビジネスの安定に直結します。
売掛金回収のプロセスをしっかりと管理し、適切なタイミングで督促状と催告書を使用することで、取引先との関係を維持しつつ、確実な回収を目指しましょう。
また、信用管理や取引先とのコミュニケーションを徹底することで、未払いリスクを最小限に抑えることができます。
