回収率アップの為の内容証明郵便の項目や効果的な記載テクニック
売掛債権があっても、取引先が支払いに応じてくれない悪質なケースもあります。
対面や電話で交渉しても事態が変わらない場合、別の方法を検討しなければなりません。
支払催促や少額訴訟といった法的手続きを取るという選択肢もありますが、売掛債権が少額な場合はコスト的に内容証明郵便を作成して送付するという方法が現実的です。
そこで今回は、
売掛債権の回収率アップにつながる内容証明郵便の書き方やテクニックを詳しく紹介していきます。
作成する意味を理解したうえで書こう
少額売掛金の支払いに応じてもらえない場合、法的手続きを取って回収しても、収益が回収コストに見合わないことが多いものです。
取引先もそれが分かっているので、こちらが諦めることを待って、時効まで強気な態度で無視を続けるケースも少なくありません。
そのような場合に着手しやすい打開策として、内容証明郵便の作成と送付が挙げられます。
内容証明郵便は、内容証明料や書留料などの料金を支払うことにより、通知の事実と内容を公的に認めてもらえる郵便です。
少額売掛金の回収が目的の場合、債権者として支払いを要求する意思を公的に提示できます。
法的な強制力のない書類ですが、書き方によっては今後の展開を有利にすることも可能です。
その効果を十分に得るには、やみくもに仕上げるのではなく、何を期待できるのか把握してから書き始める必要があります。
最も大きな効果は、取引先に精神的なプレッシャーを与えられることです。
通常の郵便で通知するよりも深刻な事態であることを実感させ、回収にかける強い意気込みをアピールします。
また、訴訟に発展した場合に、段階を踏んで誠実に対処してきたことを証明する書類にもなります。
通知した日付が公的に証明されることもポイントになります。
たとえ法的な手続きを行う予定がなくても、自分に有利な材料をそろえておいて損はなく取引先に訴訟を意識させる効果も期待できます。
必須項目を押さえた適切な書き方
内容証明郵便には、「縦書きの場合は1行20字以内かつ1枚26行以内」のように書式に関する統一的なルールがあります。
項目についても差出人と受取人の住所氏名を記述することは義務付けられていますが、その他に関しては基本的に自由となっています。
以下に挙げる項目は、売掛債権の回収を求める文書では必須といえるものなので順番に書いておきましょう。
まず「日付」を記入し、続けて「取引先の住所氏名」と「自分の住所氏名」を記載したら、自分の氏名の横に「捺印」をしておきます。
なお、自分の住所氏名および捺印の場所は文書の最後でも問題ありません。
次は具体的な内容として、「売掛債権に関する詳細と支払いの要求」を記述するステップです。
最初にタイトルとして「催告書」という文言を入れることで、以降が支払いを求める内容であることを明示できます。
商品の納品やサービスの提供を行った日付を書き、代金が未払いになっている事実を詳しく記しましょう。
そのうえで、支払いの要求を根拠とともに記載するにあたり、「支払いの期限と売掛債権の金額」を明らかにしておきます。
たとえば、「本書が到着して10日以内に代金20万円を下記口座に振り込んでください」というように文中に入れても良いですし、最後に箇条書きで口座の情報と一緒に並べても構いません。
いずれにせよ、誰が読んでも理解できるように平易な言い回しと流れを心がけ、上記の必須項目を抜けなく書いておくことが大切です。
回収率をアップさせるテクニック
売掛債権の回収を目的とする場合、訴訟に発展する可能性を強く認識させることが重要になります。
実際には法的手続きを取るつもりがなくても、以下の記述テクニックを使えば、訴訟を検討しているように見せかけることは難しくありません。
「期限内に支払われない場合は訴訟の手続きを取ります」というようにシンプルに伝えることが基本ですが、訴訟に発展した場合のリスクも添えておくと効果がアップします。
「訴訟の際には弁護士費用や遅延損害金も請求する予定です」というように、出費が増えることを伝えると、そうなる前に支払おうという判断に誘導しやすいからです。
また、文中に具体的な裁判所の名称などを入れておくとリアリティが増します。
訴訟の予告が見せかけではなく、すでに訴訟準備を進めているような雰囲気を漂わせることがポイントです。
それに成功すると、取引先は実際に訴えられている状況をイメージするでしょう。
裁判に負けることは明白であり、本当にそうなると取引先は社会的にも営業の継続が難しい状況になりかねません。
そうして期限内の支払いが最善の選択であると悟らせることが回収の決め手です。
また、法的手続きは行わず、内容証明郵便だけ弁護士に依頼して、弁護士の氏名で送ってもらうという方法もあります。
内容証明郵便を活用してキャッシュフローを健全に！
少額売掛金とはいえ、支払わない取引先が増えてくるとキャッシュフローは一気に悪化していきます。だからといって、多くの取引先を相手に次々と法的手続きを取っていくのは負担が大きいです。
そのような場合でも内容証明郵便をうまく活用できれば、少ない負担で効率的に売掛債権を回収し、経営状態を十分に立て直せられます。
内容証明サービス詳細
内容証明郵便の具体的なサービス内容 差出方法 利用料金については日本郵政ホームページをご参照ください。
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