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スプレッドシートの申し込み状況をチェックし整理・編集をする

受付処理用編集1GASサンプル
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講習会受付イメージ

ここまでの作業で、
例年、手作業(専用用紙をFAXや電話で受付)で行っていた講習会受付作業をフォームで受付けてデーターをスプレッドシートに保管する様に変更しました。
講習会当日は、講習会場の受付窓口で申し込みデーター内の現レベルにわかれて受講者の出席確認を行う必要があります。
そのため、当日の作業に備えスプレッドシートに蓄積された申し込み内容を整理・精査し、講習会当日の受付が簡潔にできるようにGASで事前にチェックや編集を行っておきます。

講習会受付イメージ図

スクリプトメニューの作成と起動

講習会2020スプレッドシートに、チェック・整理・編集・通知を行うメニューを新たに追加します。

フォーム編集用メニューは、 myFunction() 関数を起動することで生成するようにします。
起動方法はスプレッドシートの[ツール]->[スクリプトエディタ]->[実行]( myFunction() 関数 を実行)になります。
追加部分のコードは下記の通りです。

上記スクリプト実行後は、 スプレッドシートにバッチ編集メニューが表示されます。
バッチ処理メニューのサブメニューに[チェック][整理][ 受付用編集 ][通知]ができます。
各サブメニューを選択することで、対応する処理を起動します。

チェック処理check_() 関数

フォーム入力データーをコピーして編集処理用の原本データとします。
重複申し込みを排除するため原本データで重複しているデーターをまとめます。
その後、学生原本シートと社会人原本シートを作成にシートを分けます。

整理処理organize_()関数

当日の出席確認は、学生/社会人の各レベル別窓口で行います。
そのため、学生および社会人原本シートを、申し込みデーター内の現レベル項目ごとにシート分けします。

  • 学生レベル0シート
  • 学生レベル1シート
  • 学生 レベル2シート
  • 学生 レベル3シート
  • 社会人 レベル0シート
  • 社会人 レベル1シート
  • 社会人 レベル2シート
  • 社会人 レベル3シート

今後の改善作業予定

毎年の講習会参加人数は100名前後です。
講習会当日の出席確認は、少人数のボランティアが行っているため受付窓口は毎年常に輻輳し時間不足となります。
そのため出席確認方法の改善検討も合わせて行っていきます。

当日作業を短縮する編集処理edit_()関数

各申し込みをコード化し、当日の受付をコードで行えるようにする。(仮案)

通知処理sendinfo_()関数

事前にチェック処理を行い抽出したエラー内容を登録メールアドレスに事前通知する。(仮案)

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